Qué son los gastos subvencionables

En el ámbito de la gestión de proyectos y financiamiento, es común encontrarse con el término "gastos subvencionables". Estos gastos juegan un papel fundamental en el proceso de solicitud y obtención de subvenciones o ayudas económicas, ya que determinan qué gastos pueden ser considerados como financiables por parte de la entidad que otorga la subvención.

Exploraremos en detalle qué son los gastos subvencionables, cómo se determinan y qué criterios se utilizan para su evaluación. También analizaremos la importancia de identificar y documentar adecuadamente estos gastos en el proceso de solicitud de subvenciones. Además, daremos algunos consejos prácticos para maximizar las posibilidades de obtener financiamiento a través de estos gastos subvencionables.

Cuáles son los criterios para considerar un gasto como subvencionable

Para que un gasto pueda ser considerado como subvencionable, debe cumplir con una serie de criterios establecidos por la entidad que otorga la subvención. Estos criterios pueden variar dependiendo del tipo de subvención y de la entidad que la otorga.

En general, un gasto subvencionable es aquel que cumple con los siguientes requisitos:

1. Relación directa con el proyecto o actividad subvencionada

El gasto debe estar relacionado directamente con el proyecto o actividad para la cual se ha solicitado la subvención. Esto significa que el gasto debe ser necesario y estar vinculado de manera clara y directa con la ejecución del proyecto.

2. Ser necesario y justificado

El gasto debe ser necesario para la realización del proyecto y debe estar debidamente justificado. Esto implica que se debe poder demostrar que el gasto es indispensable para la consecución de los objetivos del proyecto y que su importe es razonable.

3. Ser realizado dentro del período subvencionable

El gasto debe ser realizado dentro del período subvencionable establecido por la entidad que otorga la subvención. Esto significa que el gasto debe ser realizado dentro de las fechas establecidas en la convocatoria de la subvención.

4. Estar debidamente documentado

El gasto debe estar debidamente documentado y respaldado por facturas, recibos u otros comprobantes de pago. Es importante conservar todos los documentos que justifiquen el gasto, ya que la entidad que otorga la subvención puede solicitar su presentación en cualquier momento.

5. Cumplir con la normativa vigente

El gasto debe cumplir con la normativa vigente, tanto a nivel fiscal como administrativo. Esto implica que el gasto debe ser realizado de acuerdo con las leyes y regulaciones aplicables y que se deben cumplir todas las obligaciones fiscales y administrativas correspondientes.

6. No estar excluido expresamente

Finalmente, el gasto no debe estar excluido expresamente en las bases de la convocatoria de la subvención. Es importante revisar detenidamente las bases de la convocatoria para asegurarse de que el gasto que se pretende subvencionar no está excluido de forma explícita.

Para que un gasto sea considerado como subvencionable debe estar directamente relacionado con el proyecto, ser necesario y justificado, estar realizado dentro del período subvencionable, estar debidamente documentado, cumplir con la normativa vigente y no estar excluido expresamente en las bases de la convocatoria.

Qué tipos de gastos no son subvencionables

Los gastos subvencionables son aquellos que pueden ser financiados total o parcialmente por una subvención o ayuda económica. Sin embargo, no todos los gastos pueden ser considerados como subvencionables, ya que existen ciertas limitaciones y restricciones impuestas por las entidades otorgantes de las subvenciones.

Gastos no subvencionables más comunes

A continuación, se presentan algunos de los gastos más comunes que generalmente no son considerados como subvencionables:

• Gastos de carácter personal: Los gastos destinados al consumo personal del beneficiario no suelen ser subvencionables. Esto incluye gastos como la compra de ropa, el pago de servicios domésticos, o el uso de vehículos particulares.
• Gastos de carácter financiero: Los gastos relacionados con préstamos, intereses, comisiones bancarias, amortizaciones de deudas, entre otros, por lo general no son considerados subvencionables. Estos gastos son considerados como costes financieros propios de la actividad empresarial.
• Gastos no justificados o documentados: Para que un gasto sea considerado subvencionable, debe estar debidamente justificado y documentado. Los gastos sin la documentación necesaria, como facturas o recibos, no serán considerados como subvencionables.
• Gastos fuera del plazo subvencionable: Existe un plazo determinado durante el cual pueden ser subvencionados los gastos. Si el gasto se realiza antes o después de este período, no será considerado subvencionable.
• Gastos que no se ajusten a la finalidad de la subvención: Cada subvención tiene una finalidad específica y los gastos que no estén directamente relacionados con dicha finalidad no serán considerados subvencionables. Por ejemplo, si la subvención es para la adquisición de maquinaria, los gastos destinados a la compra de mobiliario no serán subvencionables.

Es importante tener en cuenta que no todos los gastos pueden ser considerados como subvencionables. Antes de realizar cualquier gasto, es necesario revisar detenidamente los requisitos y condiciones de la subvención para asegurarse de que cumple con los criterios establecidos.

Qué documentación se requiere para justificar los gastos subvencionables

Los gastos subvencionables son aquellos que pueden ser cubiertos o reembolsados por una subvención o ayuda económica. Estos gastos deben cumplir con ciertos requisitos y estar debidamente justificados para poder ser considerados como válidos y ser reembolsados.

La documentación necesaria para justificar los gastos subvencionables puede variar dependiendo de la entidad que otorga la subvención y las regulaciones específicas de cada programa. Sin embargo, a continuación se enumeran algunos de los documentos comunes que suelen solicitarse:

1. Facturas

Las facturas son uno de los documentos más importantes para justificar los gastos subvencionables. Estas deben contener información detallada sobre los bienes o servicios adquiridos, incluyendo el precio, la fecha de emisión, el nombre y la dirección del proveedor, entre otros datos relevantes. Es importante conservar todas las facturas originales, ya que las copias pueden no ser aceptadas como prueba válida.

2. Contratos o presupuestos

En algunos casos, se puede requerir la presentación de contratos o presupuestos previos para justificar los gastos. Estos documentos son especialmente necesarios cuando se trata de gastos relacionados con obras, servicios o proyectos específicos. Los contratos o presupuestos deben estar firmados y contener la descripción detallada de los servicios o productos, así como el precio acordado.

3. Informes técnicos o informes de avance

En determinados programas de subvenciones, se puede solicitar la presentación de informes técnicos o informes de avance que detallen el progreso del proyecto o las acciones llevadas a cabo. Estos informes son fundamentales para justificar los gastos relacionados con actividades específicas y deben ser redactados de manera clara y concisa, incluyendo evidencias fotográficas o documentales cuando sea necesario.

4. Nóminas y seguros sociales

En el caso de gastos relacionados con personal, como salarios o seguros sociales, se requerirá la presentación de nóminas y documentos que demuestren el cumplimiento de las obligaciones laborales y fiscales. Estos documentos deben incluir el nombre del empleado, el salario, las deducciones correspondientes y cualquier otro dato relevante.

5. Informes de auditoría

En algunos casos, se puede exigir la realización de una auditoría externa para verificar la correcta justificación de los gastos subvencionables. Los informes de auditoría deben ser elaborados por profesionales independientes y deben incluir una revisión exhaustiva de la documentación presentada, así como recomendaciones para mejorar los procesos de justificación y control interno.

6. Otros documentos

Además de los documentos mencionados anteriormente, es posible que se soliciten otros documentos específicos según el tipo de gasto subvencionable y las regulaciones aplicables. Estos pueden incluir certificados de cumplimiento normativo, informes de impacto social o ambiental, entre otros.

La justificación de los gastos subvencionables requiere la presentación de una serie de documentos que respalden y validen la utilización adecuada de los fondos otorgados. Es importante mantener un buen registro de toda la documentación relacionada con los gastos subvencionables, ya que esto facilitará el proceso de justificación y asegurará el cumplimiento de las regulaciones establecidas.

Cómo se solicita la subvención para los gastos subvencionables

Para solicitar la subvención para los gastos subvencionables, es importante seguir un proceso bien definido. A continuación, se detallan los pasos a seguir:

1. Investigación y preparación de la documentación

Lo primero que se debe hacer es investigar y recopilar toda la información necesaria sobre los gastos que son subvencionables según la convocatoria a la que se desea aplicar. Es importante tener en cuenta que cada convocatoria puede tener requisitos y condiciones diferentes.

Una vez se tenga clara la información necesaria, se debe preparar la documentación requerida para la solicitud. Esta puede incluir facturas, recibos, contratos, informes técnicos, entre otros.

2. Creación de la solicitud

Una vez se tenga toda la documentación preparada, se debe proceder a crear la solicitud de subvención. Para ello, se debe acceder a la plataforma o portal web correspondiente y seguir los pasos indicados para completar el formulario de solicitud. Es importante asegurarse de proporcionar toda la información requerida de manera clara y precisa.

3. Presentación de la solicitud

Una vez completado el formulario de solicitud, se debe proceder a su presentación. Esto puede implicar enviar la solicitud de forma electrónica a través de la plataforma o entregarla físicamente en la entidad encargada de gestionar las subvenciones.

Es importante tener en cuenta que, en algunos casos, puede haber plazos específicos para la presentación de las solicitudes. Por lo tanto, es recomendable verificar las fechas límite y asegurarse de enviar la solicitud dentro del plazo establecido.

4. Evaluación y resolución

Una vez presentada la solicitud, esta pasará por un proceso de evaluación por parte de la entidad encargada de otorgar las subvenciones. Durante este proceso, se verificará que los gastos presentados sean subvencionables y cumplan con los requisitos establecidos en la convocatoria.

Una vez finalizada la evaluación, se emitirá una resolución que indicará si la solicitud ha sido aprobada o denegada. En caso de ser aprobada, se indicarán los detalles de la subvención otorgada.

Solicitar una subvención para los gastos subvencionables implica investigar y preparar la documentación necesaria, crear y presentar la solicitud, y esperar por la evaluación y resolución correspondiente. Siguiendo estos pasos, se aumentarán las posibilidades de obtener la subvención deseada.